Die Absage-Mail an Startups: Vorlagen, die Gründern helfen

Die meisten Startups, die sich bei einem Wettbewerb, einem Accelerator oder einem Angel-Netzwerk bewerben, bekommen eine Absage. Bei vierzig Bewerbungen und sechs Finalplätzen sind das vierunddreißig Mails. Sie sind der Teil der Runde, den die meisten Menschen von deiner Organisation zu sehen bekommen, und meistens der schlechteste.

Die typische Absage kommt spät, ist für alle gleich und sagt nichts: „Leider konnten wir Sie bei der hohen Zahl an Bewerbungen nicht berücksichtigen.“ Das Team weiß danach nicht, ob es knapp war oder chancenlos, ob es am Deck lag oder am Markt, und ob es sich nächstes Jahr wieder bewerben soll. Es weiß nur, dass sich niemand die Mühe gemacht hat.

Was in jede Absage gehört

Vier Dinge, in dieser Reihenfolge.

Die Entscheidung im ersten Satz. Nicht nach drei Absätzen Dank. Wer eine Mail mit „Vielen Dank für Ihr Interesse“ öffnet, weiß ohnehin, was kommt, und liest den Rest mit zusammengebissenen Zähnen.

Der Grund, so konkret wie möglich. In der Vorauswahl ist das ein Satz: „Ihr Unternehmen ist älter als fünf Jahre.“ Nach der Bewertung sind es die Kriterien, an denen es lag, mit dem Ankertext: „Finanzplan: Zahlen fehlen oder widersprechen sich.“ Wer mit einem Bewertungsbogen gearbeitet hat, hat diese Sätze schon. Sie müssen nur in die Mail.

Wo das Team stand. Nicht der Platz, aber die Zone: Es war knapp, es war in der Mitte, oder es war deutlich. Das ist die eine Information, die Teams am meisten wollen und am seltensten bekommen.

Was jetzt geht. Wiederbewerbung im nächsten Jahr, ein Gespräch mit einem Juror, ein anderes Programm, das besser passt. Oder ehrlich: nichts. Aber nicht so tun, als gäbe es eine Tür, wenn keine da ist.

Was nie in eine Absage gehört

Die Namen der Juroren zu den einzelnen Bewertungen, es sei denn, sie wollen das ausdrücklich. Vergleiche mit anderen Teams, auch nicht anonym („Ein Team aus demselben Bereich war stärker“). Die Rohwerte ohne Erklärung, also eine Tabelle mit Zahlen, die niemand deuten kann. Und Floskeln, die eine Begründung vortäuschen: „Das Gesamtpaket hat uns nicht überzeugt“ ist keine.

Vorsicht auch mit Ratschlägen, um die niemand gebeten hat. „Sie sollten Ihr Geschäftsmodell grundsätzlich überdenken“ ist in einer Absage übergriffig, auch wenn es stimmt. Die Kriterien sprechen für sich.

Wie lang die Begründung sein darf

Die Länge folgt der Stufe, an der ein Team gescheitert ist. Wer an den Must-Haves scheitert, bekommt einen Satz, denn mehr gibt es nicht zu sagen. Wer bewertet wurde, bekommt die zwei oder drei Kriterien, an denen es am meisten lag. Wer im Finale war, bekommt ein Gespräch angeboten, denn wer einen Abend für den Pitch geopfert hat, hat mehr verdient als eine Mail.

Ein Maß dafür, ob die Begründung reicht: Kann das Team aus der Mail etwas für die nächste Bewerbung ändern? Wenn ja, reicht sie.

Wann die Absage kommt

So früh wie möglich, und für alle gleichzeitig. Wer in der Vorauswahl gescheitert ist, muss nicht warten, bis das Finale vorbei ist. Wer bewertet wurde, bekommt die Absage, sobald die Entscheidung steht, nicht erst nach der Preisverleihung, wenn die Gewinner ohnehin auf allen Kanälen stehen. Eine gute Regel: Zwei Wochen nach jeder Entscheidung sind alle informiert, die sie betrifft.

Die Vorlagen

Die Vorlagen stehen in der Sie-Form, weil sie für die meisten Organisationen passen. Wer in der Szene duzt, duzt auch hier. Was in eckigen Klammern steht, ersetzt du.

1. Absage in der Vorauswahl

Betreff: Ihre Bewerbung beim [Name der Runde]

Guten Tag [Vornamen],

Ihre Bewerbung für [Name der Runde] können wir leider nicht in die Bewertung aufnehmen. Der Grund: [ein Satz, z. B. „Teilnehmen können Unternehmen, die höchstens fünf Jahre alt sind; Ihres wurde 2019 gegründet.“]

Das ist eine formale Voraussetzung, keine Aussage über Ihr Vorhaben. [Optional: „Für Unternehmen in Ihrer Phase passt [anderes Programm] besser.“]

Viele Grüße, [Name, Organisation]

2. Absage nach der Bewertung

Betreff: Ihre Bewerbung beim [Name der Runde]: unsere Entscheidung

Guten Tag [Vornamen],

Ihr Team ist nicht im Finale von [Name der Runde]. Zwei Juroren haben Ihre Einreichung unabhängig voneinander bewertet; mit [Ergebnis] von 100 Punkten lagen Sie [deutlich unter / im Mittelfeld unter] der Schwelle für das Finale von [Schwelle].

Am meisten lag es an diesen Kriterien:

[Kriterium]: [Stufe], [Ankertext oder Begründung der Jury]

[Kriterium]: [Stufe], [Ankertext oder Begründung der Jury]

Am stärksten war Ihre Einreichung bei [Kriterium]. Die vollständige Bewertung finden Sie im Anhang. Eine Bewerbung im nächsten Jahr ist ausdrücklich willkommen.

Viele Grüße, [Name, Organisation]

3. Knapp verpasst

Betreff: Ihre Bewerbung beim [Name der Runde]: es war knapp

Guten Tag [Vornamen],

Ihr Team ist nicht im Finale, und wir möchten Ihnen offen sagen, warum: Mit [Ergebnis] Punkten lagen Sie [x] Punkte unter dem letzten Finalplatz. Entschieden hat [die Regel für Gleichstände aus den Teilnahmebedingungen / die Diskussion der Jury über die Teams zwischen [Schwelle] und [Schwelle]], konkret: [ein Satz].

Ihre Bewertung im Einzelnen steht im Anhang. Wenn Sie möchten, spricht [Name, Rolle] eine halbe Stunde mit Ihnen darüber.

Viele Grüße, [Name, Organisation]

4. Nach dem Finale

Betreff: Danke für Ihren Pitch beim [Name der Runde]

Guten Tag [Vornamen],

danke für Ihren Pitch am [Datum]. Für einen Preis hat es nicht gereicht; die Jury hat [Gewinner, falls öffentlich] ausgezeichnet. In der Bewertung des Pitches waren Sie bei [Kriterium] stark, bei [Kriterium] sah die Jury Lücken: [ein Satz].

[Name, Rolle] bietet Ihnen ein Gespräch über die Bewertung an. Schreiben Sie einfach zurück, dann finden wir einen Termin.

Viele Grüße, [Name, Organisation]

5. Angel-Netzwerk, kein Pitch-Termin

Betreff: Ihr Deck bei [Name des Netzwerks]

Guten Tag [Vornamen],

wir laden Sie diesmal nicht zum Pitch-Event ein. Der wichtigste Grund: [z. B. „Unsere Mitglieder investieren vor allem ab ersten wiederkehrenden Umsätzen; die sehen wir bei Ihnen noch nicht.“]

[Optional: „Wenn sich das ändert, schicken Sie uns gern ein aktualisiertes Deck.“ Nur, wenn das stimmt.]

Viele Grüße, [Name, Netzwerk]

Zwei Dinge zum Datenschutz

Die Absage ist ein guter Ort für den Satz, was mit den Unterlagen passiert: wie lange sie aufbewahrt werden und wann sie gelöscht werden. Das schuldest du den Teams ohnehin, und in der Absage lesen sie es. Und: Die Absage nennt keine Daten anderer Teams, auch nicht deren Ergebnisse. Mehr dazu im Artikel über Pitch-Decks und Datenschutz.

Warum sich der Aufwand lohnt

Eine Absage mit Grund kostet fünf Minuten mehr als eine ohne. Bei vierunddreißig Teams sind das drei Stunden. Dafür bekommst du weniger Nachfragen, keine Beschwerden über Willkür, und Teams, die sich nächstes Jahr besser vorbereitet wieder bewerben. Die besten Veranstalter behandeln die Absage nicht als Pflicht nach der Auswahl, sondern als ihren letzten Teil.

Wie eine Runde aussieht, in der die Begründungen von selbst entstehen, zeigt das Beispiel einer Auswahlrunde von Anfang bis Ende.

Eine Auswahlrunde Schritt für Schritt durchgerechnet: Must-Haves, Kalibrierung, zwei Juroren je Einreichung, Normierung, Schwellen, Diskussionszone und Rückmeldung.